Udlejningsejendomme og bogføring – Sådan gør jeg (regnskab)

Af Casper Schneidereit

Udgivet for 5 år siden

Ejendomsinvestering

Der er en masse forskelligartede opgaver, når man har udlejningsejendomme at gøre. Det hele kan du sådan set betale dig fra, men det påvirker naturligvis dit resultat. Jeg har indledningsvis valgt at stå for så meget som muligt selv, da det giver mig læring, og jeg synes overordnet, det er både sjovt og egentlig ikke særlig kompliceret.

En af opgaverne er den daglige bogføring. I dette indlæg vil jeg beskrive, hvordan det løses i mit lille ejendomsselskab. Jeg har ingen regnskabs- eller bogføringsmæssig uddannelse, så det skal selvfølgelig læses i kontekst til det.

Udgangspunktet for indlægget er en forståelse for basale bogføringsprincipper.

Regnskabsprogrammet Dinero er fint til opstart

Jeg bruger lige nu Dinero til at håndtere mit regnskab. Gratis-versionen løser fint de behov, jeg har. Jeg ville gå efter betalingsversionen, hvis jeg havde et ugentligt behov for at håndtere løse kvitteringer, køb og andre bilag. Hvis jeg vækstede meget med indkøb og istandsættelse af nye lejemål, ville det være alfa-omega at have adgang til de ekstra funktioner, som betalingsversionen indeholder. Læs om dem på deres hjemmeside.

Lige nu handler det dog blot om bogføring af de bilag, som et lille ejendomsselskab med 14 lejemål producerer. Dinero er til det simpelt, velproduceret og skarpt.

Tilpasning af kontoplanen til ejendomsudlejning

Jeg har tilpasset standardkontoplanen og tilføjet en række ny konti til denne. Det drejer sig om selvstændige indtægtskonti til følgende poster:

1500 Husleje, lejeindtægt
1506 Varme, lejeindtægt
1607 Antennebidrag, lejeindtægt
1508 Vand, lejeindtægt
1550 Istandsættelse ifm. med fraflytninger, lejeindtægt

Alle basisindtægterne, som mit ejendomsselskab har, bliver altså fordelt på ovenstående konti.

Herudover har jeg oprettet gældskonti. De væsentligste er:

62020 Depositum, udlejningsejendomme
62010 Forudbetalt husleje, udlejningsejendomme

Desuden er der også oprettet konti, for hvert lån jeg har, eksempelvis:

62550 P. Freuchensvej 21 E 1 1, 4800 Nykøbing F

Pointen med disse konti er at synliggøre til hvem og hvad, virksomheden skylder penge. Depositum og forudbetalt husleje er gæld til lejerne.

Slutteligt er der oprettet en række udgiftskonti tilknyttet udlejningslejlighederne. Det drejer sig blandet andet om:

9240 Renter, realkreditlån
9241 Bidragssats, realkreditlån
5301 Vedligeholdelse, udlejningsejendomme
5202 Ejendomsskat, udlejningsejendomme
5303 Ejendomsforsikring, udlejningsejendomme
5304 Andre omkostninger, udlejningsejendomme
5305 Ejerforeningsbidrag, udlejningsejendomme
5306 Varme, udlejningsejendomme
5307 Vand, udlejningsejendomme

Dette er ikke det fulde billede, men blot hovedparten af de konti, som jeg bruger til daglig. Alt efter hvor detaljeret et regnskabsbillede man ønsker, kan man øge detaljegraden ved at oprette flere konti til flere specifikke udgiftsposter.

Ovenstående konti-setup giver for mig et fint billede af, hvordan virksomheden kører set over alle 14 lejemål. Det med det overordnede billede er også den største udfordring ved netop dette setup. Jeg kan se, hvordan hele udlejningsvirksomheden performer, men jeg kan ikke tracke det på de enkelte lejemål og lejere. Alle lejeindtægter står på en konto og alle renteudgifter på en anden konto osv.

Det har, indtil jeg ramte 8-9 lejemål, været fint for mig. Jeg har haft tallene i løs form i hovedet, og resten har jeg kunne bruge Google Sheets til at styre. Det kræver noget dobbelt arbejde, og det giver ikke et helt skarpt billede. Det giver risiko for fejl, men med få lejemål er det okay. Det har bare ændret sig nu, og derfor leder jeg efter et andet regnskabsprogram.

Jeg mangler dimensioner i Dinero

Ovenstående kan løses med noget, som bliver kaldt dimensioner. Det er desværre ikke en funktionalitet, som Dinero har. Funktionen kan nemmest forklares med et eksempel. Når der bliver betalt husleje, så bliver den bogført på 1.550 Husleje lejeindtægt. Det er det samme som nu, men det, dimensioner giver mulighed for, er, at give huslejen et ekstra prædikat/dimension. Det kan være, det er husleje tilknyttet ”Lejemål #7”. Så får posteringen den dimension tilknyttet. Det samme gør sig gældende med udgifter osv. Med det setup vil jeg kunne tracke performance på de enkelt lejemål, da jeg kan trække alle indtægter og udgifter fordelt på de enkelte lejemål.

Jeg er stor fortaler for ikke at bygge et stort forkromet setup fra starten af, men lade det vokse stille og roligt. Jeg startede oprindeligt med et IVS-selskab, hvor jeg indskød 3.000 kr. og har efterfølgende omdannet til ApS og så A/S, fået lavet holding-struktur osv. Det er skridt, jeg har taget, når det har været naturligt, og det har givet mig eller selskabet en væsentligt værdi.

Skiftet til andet regnskabsprogram til f.eks. E-conomic sker sandsynligvis til årsskiftet (2019/2020), da E-conomic har mulighed for dimensioner via en tilkøbsfunktion. Nu har jeg så mange lejemål, at jeg ikke kan overskue økonomien med Google Sheets og Dinero. Derfor er det et naturligt skridt at tage nu, men Dinero har stadigvæk været et fantastisk regnskabsprogram på rejsen hertil, og jeg bruger det også i mine andre selskaber.

Få eventuel hjælp til at lave kontoplan

Hvis du er helt ny i denne verden, så kan du altid få en bogholder eller revisor til at hjælpe med at oprette kontoplanen. Det tager ikke mange timer, og så er du kørende.

Den daglige bogføring

Jeg laver min bogføring cirka d. 4. i hver måned. Der er alle betalinger forhåbentlig kommet, og de fleste af de faste udgifter betales der. De løse bilag, jeg måtte have fået i løbet af forrige måned, bliver ligeledes bogført der. Bogføring er i praksis noget, jeg laver 12 gange om året.

Klassekladden og netbank

Jeg åbner min netbank, og der har jeg sat et fluehak ud fra den postering, som jeg senest har bogført.

Fluehakket i netbanken indikerer, hvor jeg kom til, da jeg sidste gang bogførte posteringer.

I dette tilfælde er beløbet -254.770,94 kr. Når jeg åbner klassekladden i Dinero, skulle det beløb fra Netbank gerne stemme overens med beløbet ved fluehakket i netbanket. Som du kan se på billederne herunder, så er det tilfældet her.

Beløbet i netbanken og Dinero er begge steder -254.770,94 kr.

Jeg tager herefter de enkelte poster en af gangen i kronologisk rækkefølge med den ældste først. Det kan være en huslejebetaling:

Betalingen her dækker både over aconto varme og husleje

Her er der kommet 4.975 kr. ind fra en lejer. Jeg har et lejer-sheet, hvor jeg kan se, hvad hver lejer skal betale i husleje, aconto mv. per måned. Denne lejer betaler 4.475 kr. i husleje og 500 kr. i aconto varme. Jeg skal derfor bogføre 4.475 kr. som husleje og 500 kr. som aconto varme.

Det gør jeg ved at oprette et nyt bilag i klassekladden. Da dette bilag skal bogføres på to forskellige konti, opretter jeg en ekstra linje til bilaget. På den måde kan jeg postere flere beløb for et bilag ud på flere bogføringskonti.

Indbetalingen på 4.975 kr. bliver fordelt ud på aconto varme og husleje i Dinero

Når jeg har oprettet et bilag i klassekladden, ændrer beløbet for min bankkonto sig i venstre hjørne med udgangspunkt i tallene fra det indtastede bilag. Det nye beløb skulle gerne stemme overens med det, som står i netbanken efter bilaget. Gør det ikke det, så er der lavet en indtastningsfejl, og jeg skal gennemgå og rette et eller andet.

Beløbet ændrer sig herefter i Dinero

Det samme princip gør sig gældende med bogføring af udgifter. Jeg kobler så meget som muligt på PBS. Det sikrer, at tingene bliver betalt til tiden, og herudover kan jeg åbne PBS-posteringer og få detaljerne med det samme i netbanken frem for at skulle lede efter det.

Detaljer fra PBS i netbanken.

Når alle posteringer fra netbanken er tastet ind, og jeg har sikret mig, at bankkontoen stemmer, hvilket jeg gør hver gang, jeg indtaster en postering i klassekladden, så trykker jeg på knappen Vis Konsekvens. Lige nu er dette blot en kladde, og det er først, når jeg trykker Bogfør klassekladde, at det bliver bogført i mit regnskab. Med vis konsekvens så simulerer jeg den effekt mit arbejde i klassekladden vil have på mit regnskab.

Sådan vil regnskabet blive påvirket, når jeg trykker på bogfør-knappen

Det, jeg kigger efter, er, om der er bevægelser på konti, som der ikke skal være bevægelser på. Hvis der er det, er der blevet tastet en forkert konto ind et sted. Beløbet kan sagtens stemme, men altså være bogført på en forkert konto. Herudover kigger jeg altid vand- og varmebetalinger igennem, fordi der her nemt kan blive byttet rundt på i kampens hede.

Ovenstående opsummerer meget godt det bogføringsarbejde jeg har i forbindelse med mine 14 lejemål. Jeg har 50-55 posteringer i netbanken om måneden, som jeg skal bogføre. Det er overkommeligt at klare på 1-2 timer.

Husk (ingen!) moms ved privatudlejning

En lille, men væsentlig note. Når det drejer sig om udlejning til private, så er der ikke moms på lejeindtægten. Det betyder også, at der ikke er momsfradrag på udgifter til revisor, håndværkere eller byggematerialer. Momsen bogfører jeg blot som en udgift på den respektive konto i Dinero. Det sker faktisk helt automatisk, da momsprocenten/momskoden er sat til 0,00% for alle mine konti.

Hvad med udarbejdelse af årsregnskab?

Det får jeg et eksternt firma til. Årsregnskab uden revision eller review har jeg normalt betalt 5.000–7.000 kr. ex moms for.

Jeg håber, at ovenstående gav et indblik i, hvordan jeg klarer den daglige bogføring, herunder hvilke udfordringer jeg har nu, og hvordan de påtænkes løst.