Skrevet af Casper Schneidereit . Udgivet for i kategorien ejendomsinvestering. Kan indeholde sponserede links.

Sådan driver jeg mit ejendomsselskab i praksis

Jeg får løbende en del henvendelser vedrørende den lavpraktiske drift af mit lille ejendomsselskab (som jeg driver ved siden af mit ordinære arbejde). Hvor meget står jeg selv får, og hvordan gør jeg egentlig? I dette indlæg vil jeg gennemgå de vigtigste områder og beskrive, hvordan jeg håndtere dem.

Administration

Administration dækker over alle de administrative aspekter, herunder sørge for at husleje kommer ind, håndtering af varmeopgørelser, overvåge lån og meget andet.

Først og fremmest er alle mine lejemål registreret og kendetegnet med et ID. Lejligheden i Skoleparken har eksempelvis ID 11 (da det er mit 11 lejemål). Hver lejlighed har en mappe på min computer, hvor relevant post, lejekontrakter m.v. arkiveres under. Dette er koblet til Dropbox, for at sikre ”online” adgang, versionsstyring og nem adgang til tredjepart.

For hvert lejemål har jeg følgende mappestruktur:

  • Købsdokumenter (fra mægler m.v.)
  • Annoncering (billeder, information om lejligheden, tekster m.v.)
  • Modtaget post (breve som er scannet ind)
  • Lejer (information om nuværende lejere, lejekontrakt m.v.)

I forhold til persondataforordningen sletter jeg persondata, når jeg ikke skal bruge den mere. Det sker typisk, når en lejer er fraflyttet og varmeåret er opgjort.

Post (snail-mail)

Min kæreste digitalisere al snail-mail (scanner ind via app’en Scanable) og smider det i en mappe i Dropbox. Jeg læser posten og sortere det herfra ud til de lejligheder, som det vedrører.

Håndtering af husleje

Omkring den 4. i hver måned kontrollerer jeg netbanken for huslejebetalinger. Mangler der husleje, sender jeg en SMS, og er huslejen ikke på kontoen 2 dage senere sender jeg et påkrav, hvor jeg varsler ophævning af lejemålet, hvis huslejen ikke er betalt inden 14 dage (misligholdelse). Jeg giver hverken kredit eller henstand på husleje uanset omstændighederne, og jeg ønsker at kunne ophæve lejemålet i samme måned, som den manglende betaling vedrører. På den måde kan jeg hurtigt få en ny lejer ind (samme måned) og begrænset tabet på den eksisterende.

Det er heldigvis ikke sket endnu, at jeg har skulle effektuere en ophævelse, men der har været en enkelt gang, hvor en lejer er flyttet frivilligt grundet manglende betaling af husleje (det har jeg så fået dækket gennem depositum og forudbetalt leje).

Håndtering af e-mails

Flere og flere ejerforeninger er gået over til digital kommunikation. Jeg har sat min virksomhedsmail op til Gmail, som jeg også bruger privat. I Gmail "tagger " jeg de forskellige mails, alt efter om det bare er information, eller noget som der skal tages action på.

Kommunikation med lejere

Jeg foretrækker klart kommunikation via SMS og e-mail med både lejer og samarbejdspartnere. Langt det meste kan klares på den måde, og jeg skriver også ind i mine lejekontrakter, at kommunikation sker elektronisk, og at det har samme retsvirkning som almindelig post, og at begge parter har pligt til at sørge for den anden part er ajourført med en fungerende e-mail adresse og et fungerende telefonnummer.

Jeg er indgangskanalen i al kommunikation, og sørger herfra at lave aftaler m.v. med de rette personer som min vicevært, eksterne håndværkere eller bestyrelsesmedlemmer i ejerforeningerne. Lejer kan som udgangspunkt ikke selv iværksætte noget uden at det går forbi mig først.

Mobilabonnement

Blot et almindeligt, billigt mobilabonnement fra Telmore til cirka 100 kroner om måneden.

Leverandører

Jeg forsøger som udgangspunkt at lave kredit- og kontoaftaler med mine leverandører. For øjeblikket benytter jeg min af følgende virksomheder:

  • STARK til byggematerialer, småting skruer, håndværktøj m.v.
  • Flügger til maling
  • Greenline til el-artikler
  • Wattoo til (særlige) VVS-artikler
  • El-giganten og Power til hvidevarer

Kredittiden er ikke vigtig, men det er koblet op, så alt bliver sendt til en særlig faktura-mail, som kun modtager fakturaer. På hver faktura står der, hvilken lejlighed (id og adresse), som det vedrører. Mails sendt til denne mail lander i en særlig indbakke i min kærestes mailporgram. Hun tømmer den, og taster fakturaer ind i netbank og ind i regnskabsprogrammet. Som udgangspunkt angives der så mange oplysninger som muligt i både netbank og regnskabsprogram, for at gøre det nemmere efterfølgende at afkode, hvilket lejemål en betaling konkret er gået til.

Netbank og betalinger

Jeg benytter Lollands Bank. De benytter BEC og det er deres netbank, som jeg bruger. Der er en omkostning på 1 kroner per bankoverførsel (3 kroner hvis det er tale om en straksoverførsel), men ingen faste gebyrer eller andre omkostninger. Alle faste betalinger d.v.s. ejerforeninger og ejendomsskat bliver sat op til at køre via PBS. Omkring den 25 i hver måned, kan jeg så se, hvilke faste betalinger, der er for den næste måned.

Forsikringer

IF forsikrer mit ene rækkehus, og den lovpligtige ansvarsforsikring, man skal have, når man har et selskab herunder også forsikring af min medarbejde. Det, som er særligt fordelagtigt ved IF (i forhold til de andre forsikringsselskaber, som jeg undersøgte), er, at de kan sælge ansvarsforsikringer på timeniveau. Samlet betaler jeg cirka 500 kroner om året for at forsikre mig selv og min vicevært i selskabet.

Regnskab og revision

Jeg bogfører selv udgifter og husleje i Dinero (regnskabsprogram). Selskabet er ikke revisionspligtigt, og jeg får udarbejdet regnskab for omtrent 5.000 – 6.000 kroner om året. Jeg sigter altid efter at have indtastet alt i regnskabet omkring den 15. januar, så min revisor kan have det klart i starten af februar.

Annoncering

Jeg har et simpelt website tilknyttet selskabet, og benytter ellers Facebook og Boligportalen til at annoncere mine lejemål. På Facebook har jeg min egen Facebook-side, hvor jeg jævnligt poster relativt ordinære opslag. F.eks. at vi nu har lavet det, malet det eller skiftet det. Formålet er egentlig blot at vise, at der holdes en god standard, og der tages hånd om lejernes problemer.

Opslag i lokale Facebook-grupper

En stærk kilde er alle de lokale Facebook-grupper (se eksempler her). Jeg laver et opslag på min virksomheds Facebook-side og deler det i alle disse grupper. Lad være med at henvende dig direkte til kommende lejer i opslaget, men skriv i stedet til din kommende lejers venner og familie eksempelvis ”Kender du en som mangler et godt sted at bo? Så tag vedkommende herunder”. Det giver generelt et større engagement, og dermed vil flere se opslaget.

Vedligeholdelse

Som udgangspunkt er det ejerforeningen der står for al udvendig vedligeholdelse, men en gang i mellem er der også behov for at lave noget i lejligheden. Det kan blandt andet være:

  • En lås der driller og skal smøres
  • En vandhane som drypper
  • Et køleskab der skal skiftes

Jeg har ansat en pensionist, som er tidligere ejendomsfunktionær i en boligforening. Han er kompetent til at løse alle disse småting, og han er super fleksibel i forhold til afviklingen af arbejdet. Han har ikke et andet job, som han skal passe eller andre kunder, som han skal tage hensyn til. Det fungerer rigtig godt.

Bil og kørsel

Jeg benytter blot min private bil (Nissan Micra 2018-model med anhængertræk) til at køre rundt til lejemålene, når det kræves. Der kan ikke trækkes benzin, service eller andre værkstedsomkostninger fra, men jeg får i stedet kilometergodtgørelse (3,63kr/km), som jeg kan trække ud af virksomheden skattefrit.

Har du en billig bil og kører du mange kilometer i virksomhedsregi, så kan det ofte bedst betale sig at have den privat. Omvendt hvis du gerne vil have en lidt større bil, og kører mange kilomenter privat, så kan det ofte betale sig at blive beskattet af fri bil og lade virksomheden afholde de direkte omkostninger.

Renovering (ved nyindkøb)

Jeg vil gerne vækste til cirka 25 lejemål på den lange bane. Hver gang jeg køber en ny lejlighed, skal der altid ordnes en masse. Gulvene skal laves, der skal males o.s.v. Jeg har hidtil købt omkring 3 lejligheder om året, og der skal typisk bruges et sted mellem 30 – 150 timer per lejlighed. Derfor går der en del timer med at klargøre nye lejemål og få dem renoveret, så de holder den standard, jeg ønsker.

Min vicevært løser også dette for mig, og selvom han ikke kan arbejde fuld tid, så er det stadigvæk en god forretning kontra at hyre håndværkere. I stedet for at bruge 1 måned på at klargøre til udlejning regner jeg med at bruge 2, så der er en ekstra måned, hvor lejligheden ikke tjener penge. På trods af denne frivillige tomgang, er det stadigvæk en god forretning kontra at bruge selvstøndige håndværkere. For tiden har håndværkerne rigtig travlt, og deres tilbud afspejler dette. Et projekt som jeg havde fået et tilbud på 7.700 kroner (med moms) ordnede min vicevært ligeså godt til en samlet omkostning på cirka 1.500 kroner. Så der er mange penge at spare, ved at have sin egen mand ansat – herudover skal du heller ikke slås med håndværkere, der ikke dukker op, eller ting der trækker ud, fordi de lige pludselig fik en mere interessant opgave

Det var punkt for punkt, hvordan jeg håndterer forskellige ting vedrørende mine lejemål.

Stil et spørgsmål eller skriv en kommentar herunder   |   Vi støtter