Sådan driver jeg mit ejendomsselskab i praksis

Jeg får løbende en del henvendelser vedr. den lavpraktiske drift af mit lille ejendomsselskab, som jeg driver ved siden af mit ordinære arbejde. Hvor meget står jeg selv får, og hvordan gør jeg egentlig? I dette indlæg vil jeg gennemgå de vigtigste områder og beskrive, hvordan jeg håndterer dem.

Administration

Administration dækker over alle de administrative aspekter, herunder sørge for at husleje kommer ind, håndtering af varmeopgørelser, overvåge lån og meget andet.

Først og fremmest er alle mine lejemål registreret og kendetegnet med et ID. Lejligheden i Skoleparken har eksempelvis ID 11, da det er mit 11. lejemål. Hver lejlighed har en mappe på min computer, hvor relevant post, lejekontrakter m.v. arkiveres under. Dette er koblet til Dropbox for at sikre ”online” adgang, versionsstyring og nem adgang til tredjepart.

For hvert lejemål har jeg følgende mappestruktur:

• Købsdokumenter fra mægler mv.
• Annoncering, herunder billeder, information om lejligheden, tekster mv.
• Modtagede breve som er scannet ind
• Lejer, altså information om nuværende lejere, lejekontrakt mv.

I forhold til persondataforordningen sletter jeg persondata, når jeg ikke skal bruge dem mere. Det sker typisk, når en lejer er fraflyttet, og varmeåret er opgjort.

Post (snail-mail)

Min kæreste digitaliserer al snail-mail (scanner ind via app’en Scanable) og smider det i en mappe i Dropbox. Jeg læser posten og sortere det herfra ud til de lejligheder, som det vedrører.

Håndtering af husleje

Omkring d. 4. i hver måned kontrollerer jeg netbanken for huslejebetalinger. Mangler der husleje, sender jeg en SMS, og er huslejen ikke på kontoen 2 dage senere, sender jeg et påkrav, hvor jeg varsler ophævning af lejemålet, hvis huslejen ikke er betalt inden 14 dage grundet misligholdelse. Jeg giver hverken kredit eller henstand på husleje uanset omstændighederne, og jeg ønsker at kunne ophæve lejemålet i samme måned, som den manglende betaling vedrører. På den måde kan jeg hurtigt få en ny lejer ind og begrænse tabet på den eksisterende.

Det er heldigvis ikke sket endnu, at jeg har skulle effektuere en ophævelse, men der har været en enkelt gang, hvor en lejer er flyttet frivilligt grundet manglende betaling af husleje. Det har jeg så fået dækket gennem depositum og forudbetalt leje.

Håndtering af e-mails

Flere og flere ejerforeninger er gået over til digital kommunikation. Jeg har sat min virksomhedsmail op til Gmail, som jeg også bruger privat. I Gmail "tagger " jeg de forskellige mails, alt efter om det bare er information eller noget, som jeg skal tage action på.

Kommunikation med lejere

Jeg foretrækker klart kommunikation via SMS og e-mail med både lejer og samarbejdspartnere. Langt det meste kan klares på den måde, og jeg skriver også ind i mine lejekontrakter, at kommunikation sker elektronisk, at det har samme retsvirkning som almindelig post, og at begge parter har pligt til at sørge for, at den anden part er ajourført med en fungerende e-mail adresse og et fungerende telefonnummer.

Jeg er indgangskanalen i al kommunikation og sørger herfra at lave aftaler mv. med de rette personer som min vicevært, eksterne håndværkere eller bestyrelsesmedlemmer i ejerforeningerne. Lejer kan som udgangspunkt ikke selv iværksætte noget uden, at det går forbi mig først.

Mobilabonnement

Der er et hav af muligheder, hvad angår mobilabonnement. Jeg har valgt at have et almindeligt, billigt mobilabonnement hos Telmore til ca. 100 kr. om måneden. Der er rigeligt med data og tale samt fri SMS i det.

Leverandører

Jeg forsøger som udgangspunkt at lave kredit- og kontoaftaler med mine leverandører. For øjeblikket benytter jeg mig af følgende virksomheder:

• STARK til byggematerialer, småting skruer, håndværktøj mv.
• Flügger til maling.
• Greenline til el-artikler.
• Wattoo til (særlige) VVS-artikler.
• Elgiganten og Power til hvidevarer.

Kredittiden er ikke vigtig, men det er koblet op, så alt bliver sendt til en særlig faktura-mail, som kun modtager fakturaer. På hver faktura står der, hvilken lejlighed (id og adresse), som det vedrører. Mails sendt til denne mail lander i en særlig indbakke i min kærestes mailprogram. Hun tømmer den og taster fakturaer ind i netbank og ind i regnskabsprogrammet. Som udgangspunkt angives der så mange oplysninger som muligt i både netbank og regnskabsprogram for at gøre det nemmere efterfølgende at afkode, hvilket lejemål en betaling konkret er gået til.

Netbank og betalinger

Jeg benytter Lollands Bank. De benytter BEC, og det er deres netbank, som jeg bruger. Der er en omkostning på 1 kr./bankoverførsel eller 3 kr., hvis det er tale om en straksoverførsel, men ingen faste gebyrer eller andre omkostninger. Alle faste betalinger, dvs. ejerforeninger og ejendomsskat, bliver sat op til at køre via PBS. Omkring d. 25. i hver måned kan jeg så se, hvilke faste betalinger, der er for den næste måned.

Forsikringer

IF forsikrer mit ene rækkehus og den lovpligtige ansvarsforsikring, man skal have, når man har et selskab herunder også forsikring af min medarbejder. Det, som er særligt fordelagtigt ved IF ift. de andre forsikringsselskaber, som jeg også undersøgte, er, at de kan sælge ansvarsforsikringer på timeniveau. Samlet betaler jeg ca. 500 kr. om året for at forsikre mig selv og min vicevært i selskabet.

Regnskab og revision

Jeg bogfører selv udgifter og husleje i regnskabsprogrammet Dinero. Selskabet er ikke revisionspligtigt, og jeg får udarbejdet regnskab for omtrent 5.000 – 6.000 kr. om året. Jeg sigter altid efter at have indtastet alt i regnskabet omkring d. 15. januar, så min revisor kan have det klart i starten af februar.

Annoncering

Jeg har et simpelt website tilknyttet selskabet og benytter ellers Facebook og Boligportalen til at annoncere mine lejemål. På Facebook har jeg min egen Facebook-side, hvor jeg jævnligt poster relativt ordinære opslag. F.eks. at vi nu har lavet det, malet det eller skiftet det. Formålet er egentlig blot at vise, at der holdes en god standard, og at der tages hånd om lejernes problemer.

Opslag i lokale Facebook-grupper

En stærk kilde er alle de lokale Facebook-grupper (se eksempler her). Jeg laver et opslag på min virksomheds Facebook-side og deler det i alle disse grupper. Lad være med at henvende dig direkte til en kommende lejer i opslaget, men skriv i stedet til din kommende lejers venner og familie eksempelvis ”Kender du en som mangler et godt sted at bo? Så tag vedkommende herunder”. Det giver generelt et større engagement, og dermed vil flere se opslaget.

Vedligeholdelse

Som udgangspunkt er det ejerforeningen, der står for al udvendig vedligeholdelse, men en gang i mellem er der også behov for at lave noget i lejligheden. Det kan blandt andet være:

• En lås, der driller og skal smøres.
• En vandhane, som drypper.
• Et køleskab, der skal skiftes.

Jeg har ansat en pensionist, som er tidligere ejendomsfunktionær i en boligforening. Han er kompetent til at løse alle disse småting, og han er super fleksibel ift. afviklingen af arbejdet. Han har ikke et andet job, som han skal passe eller andre kunder, som han skal tage hensyn til. Det fungerer rigtig godt.

Bil og kørsel

Jeg benytter blot min private bil, en Nissan Micra 2018-model med anhængertræk, til at køre rundt til lejemålene, når det kræves. Der kan ikke trækkes benzin, service eller andre værkstedsomkostninger fra, men jeg får i stedet kilometergodtgørelse, som er 3,63kr/km, og som jeg kan trække ud af virksomheden skattefrit.

Har du en billig bil, og kører du mange kilometer i virksomhedsregi, så kan det ofte bedst betale sig at have den privat. Omvendt, hvis du gerne vil have en lidt større bil og kører mange kilomenter privat, så kan det ofte betale sig at blive beskattet af fri bil og lade virksomheden afholde de direkte omkostninger.

Renovering (ved nyindkøb)

Jeg vil gerne vækste til ca. 25 lejemål på den lange bane. Hver gang, jeg køber en ny lejlighed, skal der altid ordnes en masse. Gulvene skal laves, der skal males o.s.v. Jeg har hidtil købt ca. 3 lejligheder om året, og der skal typisk bruges et sted mellem 30 – 150 timer pr. lejlighed. Derfor går der en del timer med at klargøre nye lejemål og få dem renoveret, så de holder den standard, jeg ønsker.

Min vicevært løser også dette for mig, og selvom han ikke kan arbejde fuld tid, så er det stadigvæk en god forretning kontra at hyre håndværkere. I stedet for at bruge 1 måned på at klargøre til udlejning regner jeg med at bruge 2, så der er en ekstra måned, hvor lejligheden ikke tjener penge. På trods af denne frivillige tomgang, er det stadigvæk en god forretning kontra at bruge selvstændige håndværkere. For tiden har håndværkerne rigtig travlt, og deres tilbud afspejler dette. Et projekt, som jeg havde fået et tilbud på 7.700 kr. med moms ordnede min vicevært ligeså godt til en samlet omkostning på ca. 1.500 kr. Der er altså mange penge at spare, ved at have sin egen mand ansat. Herudover skal du heller ikke slås med håndværkere, der ikke dukker op, eller ting der trækker ud, fordi de lige pludselig fik en mere interessant opgave.

Det var punkt for punkt, hvordan jeg håndterer forskellige ting vedrørende mine lejemål.

LÆS OGSÅ OM

Sådan virker ind- og udflytningsrapporter via Domuspect

Læs mere

Hvorfor har jeg købt en gulvslibemaskine?

Læs mere

Sådan har jeg købt mine ejendomme og lejligheder meget billigt

Læs mere